Les déploiements de flotte mobile ont souvent deux facettes (ou plus) en entreprise. Ils sont au coeur des préoccupations de la DSI, directement concernée par tous les aspects de mise en oeuvre et de gestion (voir à ce sujet l’épisode 1 “Préservez votre DSI”). Néanmoins, on oublie trop souvent qu’ils touchent également les utilisateurs des terminaux. Relégués à la fin de la chaîne, leurs considérations ne sont pas toujours prises en compte. Pourtant le succès d’un tel projet dépend en grande partie de l’appropriation des smartphones/tablettes par les salariés.
Mais alors, comment assurer un déploiement de flotte mobile réussi tout en intégrant les besoins des utilisateurs finaux ?
Effectuer un contrôle qualité
Ce n’est plus à prouver, les déploiements sont des projets complexes et chronophages. Si le choix a été fait de conserver ce projet en interne, il est quasiment certain que les équipes de la DSI croulent sous le travail. Avec des délais souvent serrés, il est difficile, voire quasi-impossible, d’effectuer un contrôle qualité de chaque terminal. D’où des applications métiers manquantes ou un client mail mal calibré, par exemple. Quoi de plus contre-productif pour la DSI qui se retrouvera donc assaillie par les réclamations ?! Au-delà de la DSI, ce sera également une perte de temps considérable pour les utilisateurs eux-mêmes.
Afin d’éviter ce type de situation, la solution est d’externaliser le déploiement. En effet, des experts aguerris à ce type d’exercice auront les méthodes et les outils pour construire une “chaîne de déploiement” sans faille. Des tests seront établis à chaque étape, évitant ainsi tout problème ultérieur. Les salariés pourront ainsi se concentrer sur les tâches qui leur sont assignées et s’approprieront ainsi mieux leurs nouveaux terminaux.
Réaliser une distribution personnalisée
Un déploiement de flotte mobile est souvent un projet très stratégique, en matière de logistique d’une part, mais aussi de communication interne d’autre part. Plusieurs sentiments contradictoires peuvent apparaître au sein des troupes. Elles sont à la fois excitées à l’idée de recevoir un nouvel outil à la pointe de la technologie mais craignent également de chambouler leurs habitudes.
Organiser une distribution personnalisée de la flotte mobile permet de limiter les craintes des salariés les plus réticents. En effet, recevoir un colis à son nom, avec ses accessoires, ses applications métiers d’ores et déjà installées et une configuration réalisée au millimètre met en confiance l’utilisateur. Son mobile (ou sa tablette) est prêt à être utilisé, sans avoir besoin de passer des heures à tout paramétrer…
Toutefois parvenir à ce niveau de personnalisation demande énormément de temps et de ressources techniques et humaines. Effectivement, stocker tous les terminaux, les configurer, installer toutes les applications métiers, positionner une protection en verre trempé sur 300 mobiles, etc. prend du temps… beaucoup de temps. Confier votre déploiement à un prestataire dédié peut être une solution. Ces processus seront “industrialisés” et seront donc réalisés dans des temps records avec un grand souci du détail. Cependant, même si cette étape est un excellent préalable et permet de lever de nombreux freins, elle doit évidemment être liée à une véritable conduite du changement.
Accompagner la prise en main
La conduite du changement est essentielle à la réussite d’un projet de déploiement de flotte mobile. Il faut former les novices aux différentes caractéristiques de leur nouveau terminal. Un habitué du travail sur PC pourrait se retrouver perdu en passant sur tablette, tout comme un fan de la pomme pourrait être fortement décontenancé en passant sur un système Android. Bref ! Nous n’avons pas tous les mêmes automatismes et la même aisance avec les nouvelles technologies.
Afin de mener une conduite du changement réussie, tout un panel de solutions existe. La création de guides d’utilisation détaillés et spécialisés (selon les corps de métier par exemple) est une première étape. Mais accompagner chacun grâce à des sessions de formation individuelles ou en petits groupes reste encore le meilleur moyen d’assurer une bonne appropriation des terminaux.
Attention toutefois à ne pas négliger les utilisateurs déjà avertis qui peuvent parfois avoir de mauvaises habitudes, notamment en matière de sécurité ou de séparation vie professionnelle/vie privée. Refaire un point sur les “best practices” permettra d’éviter bien des déboires…
Mais tout ceci nécessite d’avoir beaucoup de temps et d’expertises en interne. Aussi, vous pouvez décider de recourir à un partenaire spécialisé qui pourra se charger de tout l’opérationnel :
- Organisation d’une “chaîne de déploiement” (configuration, installation des protections, intégration des cartes SIM, etc.) avec des contrôles à chaque étape
- colis nominatifs comprenant un terminal prêt à l’emploi et tous ses accessoires
- Distribution sur site ou par transporteur
- Création et distribution des guides d’utilisation
- Mise en place de formations individuelles et/ou en petits groupes
- Hotline disponible à tout moment…
Il est certain qu’avec tout cela les utilisateurs les moins confiants deviendront ambassadeurs des nouveaux outils que vous aurez mis entre leurs mains.
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